Desk Sharing leicht gemacht: So vermeiden Sie Konflikte am geteilten Schreibtisch

Sharing is caring – aber funktioniert das auch im Büro? Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch, was die klassische Vorstellung vom eigenen Arbeitsplatz ganz schön auf den Kopf stellt. Sie überlegen, ob das Konzept etwas für Ihr Team ist? Damit Ihre Mitarbeiter nicht übereinander herfallen wie streitende Geschwister, die sich ein Spielzeug teilen sollen, zeigen wir Ihnen, worauf es beim Desk Sharing ankommt.

Zwei Frauen sitzen zusammen am Schreibtisch

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing – auch "Desksharing" geschrieben oder "Flexible Office" genannt" – bedeutet, dass der Schreibtisch nicht mehr nur Ihnen gehört. Stattdessen dürfen alle Mitarbeiter täglich flexibel wählen, an welchem Platz sie arbeiten möchten – die Arbeitsplätze werden untereinander geteilt. Ursprünglich von den Tech-Giganten im Silicon Valley etabliert, erfreut sich das Modell aufgrund von Remote Work und Homeoffice auch bei uns immer größerer Beliebtheit. Denn: Desk Sharing nutzt nicht nur den vorhandenen Platz im Büro optimal aus, sondern fördert auch das kreative Zusammenspiel zwischen Kollegen.

Wann macht Desk Sharing Sinn?

Gibt es in Ihrem Unternehmen viele Außendienstmitarbeiter oder arbeiten Ihre Mitarbeiter im Schichtdienst? Juhu, dann könnte Desk Sharing genau das Richtige für Sie sein. Am besten funktioniert das Konzept bei flexiblen Unternehmen, deren Mitarbeiter oft unterwegs sind. Auch bei variablen Arbeitszeiten, einem hohen Anteil an Homeoffice oder in dynamischen Branchen wie zum Beispiel der IT kann Desk Sharing ein effektives Arbeitsplatzkonzept sein. Machen Sie den Test: Um herauszufinden, ob das Teilen von Arbeitsplätzen in Ihrem Team funktioniert, sollten Sie Desk Sharing zunächst für eine gewisse Zeit ausprobieren. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, ob sie sich wohlfühlen und wie sie künftig arbeiten möchten.

Exkurs: Desk Sharing vs. Shared Büro

Obwohl oft miteinander verwechselt, sind Desk Sharing und ein Shared Büro nicht dasselbe. Während beim Desk Sharing die Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens flexibel die Schreibtische teilen, bedeutet ein Shared Büro, dass sich verschiedene Unternehmen oder Freiberufler eine Bürofläche teilen – meist aus Kostengründen. Man kennt dieses Prinzip auch als Coworking-Space. In diesem Shared Büro haben die einzelnen Firmen häufig feste Bereiche. Innerhalb dieser Bereiche können die Mitarbeiter nach Lust und Laune die Schreibtische teilen, ein Desk Sharing zwischen den verschiedenen Unternehmen findet jedoch in der Regel nicht statt.

Großraumbüro mit Arbeitsplätzen mit Containern

Welche Desk Sharing-Konzepte gibt es?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse und Anforderungen und nicht jedes Desk-Sharing-Modell passt zu Ihrem Team. Daher sollten Sie sich zunächst mit den verschiedenen Konzepten vertraut machen.

Hot Desking

Hot Desking ist sozusagen der Klassiker unter den Desk-Sharing-Konzepten: Hier gibt’s keine festen Schreibtische, sondern die Mitarbeiter wählen einfach jeden Tag aus den verfügbaren Plätzen aus. Das klingt vielleicht chaotisch, fördert aber die flexible Zusammenarbeit, indem verschiedene Kollegen nebeneinander sitzen und frische Ideen austauschen. Ganz nach dem Motto „First come, first served“ hilft eine klare Open-Desk-Policy dabei, Streitigkeiten zu vermeiden und allen eine faire Chance auf den besten Platz zu geben.

Desk Booking

Manchmal braucht es ein bisschen mehr Struktur – besonders, wenn Außendienstler oder Kollegen von anderen Standorten spontan einen Platz im Büro brauchen. Beim Desk Booking reservieren die Mitarbeiter ihren Shared Desk im Voraus, bequem entweder per App oder Software. So bleibt das Chaos aus, und jeder weiß genau, wo er am nächsten Tag sitzt.

Activity-Based Working

Warum einen Schreibtisch festlegen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz einfach an die aktuelle Aufgabe anpassen können? Beim Activity-Based Working (ABW) wählen die Mitarbeiter ihren Platz je nach Tätigkeit: ein Schreibtisch für konzentrierte Einzelarbeit, ein Konferenzraum für längere Meetings oder eine Lounge für entspannte Brainstorming-Sessions. Besonders spannend ist das zonenbasierte Desk Sharing, bei dem das Büro in verschiedene Bereiche unterteilt ist. So kann jeder Mitarbeiter genau die Zone auswählen, die zu seiner aktuellen Aufgabe passt.

Welche Voraussetzungen müssen für erfolgreiches Desk Sharing geschaffen werden?

Damit das Teilen von Arbeitsplätzen reibungslos funktioniert und keine unliebsamen Überraschungen auf Sie warten, sollten Sie einige organisatorische und infrastrukturelle Aspekte im Vorfeld klären.

Organisatorische Voraussetzungen

Wenn es um das Teilen von Arbeitsplätzen geht, ist klare Kommunikation das A und O. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie das Desk-Sharing-Modell funktioniert und warum es eingeführt wird. Dabei können Schulungen oder Infoveranstaltungen hilfreich sein. Flexibilität ist ebenfalls gefragt: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit, ihre Arbeitszeiten und -orte selbst zu wählen. Denn nur wenn nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind, können die verfügbaren Plätze optimal genutzt werden. Wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder von einem anderen Standort aus arbeiten, müssen diese dennoch Zugriff auf alle benötigten Ressourcen haben. Dazu sollten firmenweite Cloudlösungen oder Kollaborationstools eingesetzt werden. Insbesondere für größere Unternehmen empfiehlt sich der Einsatz einer Planungssoftware, um die geteilten Arbeitsplätze zu verwalten. Wichtig ist auch, regelmäßig Feedback der Mitarbeiter einzuholen, um das System kontinuierlich zu verbessern und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Anforderungen an die Ausstattung

Was ist die wohl wichtigste Voraussetzung für einen Shared Desk? Richtig: der Desk. Da Ihre Mitarbeiter vermutlich nicht alle gleich groß sind, sollten geteilte Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen und flexibel verstellbaren Bürostühlen ausgestattet sein. So ermöglichen Sie ergonomisches Arbeiten ohne Beschwerden aufgrund einer falschen Sitzhaltung oder Ähnlichem. Ebenso wichtig ist die technische Ausstattung: Jeder Arbeitsplatz sollte mit der gleichen notwendigen Infrastruktur hinsichtlich Laptops, WLAN und Co. ausgestattet sein. Trotz geteilter Arbeitsplätze benötigt jeder Mitarbeiter Platz für persönliche Arbeitsmittel. Stauraum für private Taschen und Dokumente schaffen Sie beispielsweise mit flexiblen Rollcontainern oder abschließbaren Spinden, in denen Laptops nach Feierabend sicher verstaut werden können.

Büro mit mehreren identischen Arbeitsplätzen

Die goldenen Regeln des Desk Sharing: So klappt's ohne Stress!

Damit Ihr Desk-Sharing-Konzept wie geschmiert läuft und es beim Rennen um den besten Arbeitsplatz keine Unfälle gibt, sollten Regeln für die Zusammenarbeit aufgesetzt werden:

Das White-Desk- bzw. Clean-Desk-Prinzip etablieren: Jeder verlässt seinen Arbeitsplatz so, wie er ihn vorgefunden hat – sauber und frei von persönlichen Gegenständen. Dann steht der Schreibtisch fix wieder für den nächsten Mitarbeiter bereit.
Maximale Nutzungsdauer festlegen: Klare Regeln zur maximalen Nutzungszeit (z.B. den ganzen Arbeitstag, bis 16 Uhr, bis zur Mittagspause etc.) sorgen für eine faire Verteilung und effiziente Auslastung der gemeinsamen Ressourcen.
Die Privatsphäre akzeptieren: Trotz des regen Kommens und Gehens im Desk Sharing-Büro ist es wichtig, den Kollegen Raum für vertrauliche Gespräche und konzentriertes Arbeiten zu geben.
Datenschutz und -sicherheit im Blick behalten: Sensible Daten müssen geschützt werden. Eine Schulung der Mitarbeiter sowie klare Sicherheitsrichtlinien (z.B. das Sperren des Bildschirms bei Verlassen des Arbeitsplatzes) sind essentiell, um Datenlecks zu verhindern und die Firmen- sowie Persönlichkeitsdaten zu schützen.
Dokumente und Unterlagen digitalisieren: Eine digitale Ablage wie OneNote oder OneDrive erleichtert die Arbeit an geteilten Schreibtischen, da Mitarbeiter keine Papierunterlagen von Tisch zu Tisch transportieren oder irgendwo lagern müssen.
Vielgenutzte Büromaterialien bereitstellen: Stellen Sie sicher, dass an jedem gemeinsam genutzten Schreibtisch eine vollständige Ausstattung an Stiften, Lochern, Scheren und Co. vorhanden ist.
Platz für persönliche Gegenstände schaffen: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Spinde, Regale oder sonstige Stauraumlösungen an, um persönliche Gegenstände wie Bilder zu verstauen.

Flexibles Arbeiten oder Stressfaktor? Die Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing kann Fluch oder Segen sein. Warum? Die Idee von geteilten Arbeitsplätzen klingt zwar in der Theorie vielversprechend, kann aber in der Praxis ihre Tücken haben. Wir haben Ihnen zum Schluss die wichtigsten Vor- und Nachteile zusammengefasst, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich in das Abenteuer Desk Sharing stürzen.

Vorteile
Geringere Kosten: Durch eine effiziente Raumnutzung benötigen Unternehmen weniger Bürofläche und sparen so Kosten bei Miete und Nebenkosten.
Bessere Zusammenarbeit: Durch wechselnde Sitznachbarn lernen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen einander kennen, was zu neuen Ideen und einer verbesserten Teamarbeit führt.
Optimale Produktivität: Mitarbeiter können je nach Arbeitsaufgabe zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln, um produktiver zu arbeiten.
Flachere Hierarchien: Mitarbeiter sitzen neben ihren Vorgesetzten, was den Austausch fördert und für ein besseres Betriebsklima sorgt.
Mehr Selbstorganisation: Die Mitarbeiter entwickeln ihre Fähigkeit zur selbstständigen Organisation und effektiven zeitlichen Planung ihrer Arbeit weiter, was zu mehr Arbeitszufriedenheit und Produktivität führen kann.
Gleichberechtigung: Alle Mitarbeiter haben grundsätzlich die gleichen Möglichkeiten bei der Auswahl und Ausstattung ihres Arbeitsplatzes - unabhängig von ihrer Position oder ihrem Namen.
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Da Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz entsprechend ihren Bedürfnissen und Aufgaben wählen können, sind sie zufriedener und motivierter.

Nachteile
Fehlende Identifikation: Einigen Mitarbeitern fällt die Arbeit an geteilten Schreibtischen schwer, was die Zufriedenheit beeinträchtigen kann.
Unterschiedliche Arbeitsplatzanforderungen: Mitarbeiter mit dem Bedürfnis nach Privatsphäre finden die mangelnde Ruhe im Großraumbüro oft störend.
Stress und Konflikte: Die tägliche Suche nach einem freien Platz kann stressig sein und Konflikte um die beliebten Schreibtische auslösen.
Technische Anforderungen: Desk Sharing erfordert eine moderne technische Infrastruktur, was zusätzliche Kosten und Planung erfordert.
Organisatorischer Zeitaufwand: Die tägliche Suche nach einem freien Arbeitsplatz und dessen Einrichtung beanspruchen zusätzliche Zeit, die für die eigentlichen Aufgaben genutzt werden könnte.
Sinkender Teamzusammenhalt: Feste Teams können räumlich getrennt werden, was den persönlichen Austausch einschränkt und den Teamgeist schwächen kann.

Und, was sagen Sie: Kann man "Sharing is caring" auch auf das Büro beziehen? Wir glauben: Ja! Desk Sharing ist eine spannende Möglichkeit, Ihre vorhandenen Büroräume effizient zu nutzen, erfordert aber auch klare Regeln und die aktive Beteiligung aller Mitarbeiter. Sind Sie bereit, sich dieser neuen Art der Büroorganisation zu stellen?